Conoce a M Booth

M Booth es una agencia global de comunicaciones digitales galardonada. La agencia tiene presencia en 32 mercados de todo el mundo con una variedad de clientes, desde empresas y consumidores hasta alimentos y estilo de vida.

M Booth comenzó como una agencia de relaciones públicas tradicional y, en los últimos años, se ha centrado en hacer crecer los servicios digitales y creativos que ofrecen. Lo que alguna vez fueron dos diseñadores se ha convertido en un departamento creativo de 30 personas, incluidos videógrafos, fotógrafos, animadores, redactores, gerentes de proyectos, directores creativos, directores de arte y muchos más diseñadores.

Tanto Ryan Quick, director de gestión de proyectos, como Kyle McEwen, director de proyectos, trabajan en el lado creativo como intermediarios del departamento creativo y todos los demás departamentos que colaboran con ellos.

El reto

Cuando Ryan se unió por primera vez a M Booth, su equipo estaba usando Basecamp. A medida que el equipo inicialmente pequeño y compacto comenzó a escalar a un departamento de tamaño completo, se hizo cada vez más difícil como gerente de proyecto realizar un seguimiento de todas las piezas móviles del creciente número de proyectos.

“Tuve que ingresar a Basecamp, ya que ahí es donde se enviaba todo el trabajo, y copiar todo desde allí y pegarlo en una hoja de cálculo para poder ver todo en un solo lugar. Solo así podría dividir el trabajo entre el equipo. Fue el proceso más tedioso ”, dice Ryan.

“Había tantos errores que provenían de copiar y pegar porque si actualizaba la hoja de cálculo y me olvidaba de actualizar en Basecamp, entonces todo ya no estaba sincronizado. Y eso estaría sucediendo constantemente ”, dice Kyle.

La solución

¿Por qué monday.com?
Poco después de que Kyle se uniera al equipo, Ryan comenzó a explorar opciones de software alternativas porque no había una manera de obtener una descripción general de alto nivel de todos sus proyectos y comprender quién estaba trabajando en qué de un vistazo.

Examinaron Trello, Asana y algunas otras plataformas y luego descubrieron que uno de los coordinadores del proyecto en ese momento tenía un contacto en monday.com que lo recomendó.

Ryan y Kyle se sintieron atraídos inmediatamente a monday.com cuando lo probaron.

“Una de las primeras cosas que noté fue que la interfaz era realmente visual y personalizable. Kyle tomó la iniciativa e hizo una presentación a los tomadores de decisiones de la compañía sobre por qué deberían adoptar monday.com como su sistema operativo de trabajo. Inmediatamente entendieron lo que vimos en la plataforma y nos dieron luz verde ”, dice Ryan.

Agilizar las solicitudes de diseño

El equipo de diseño recibe de 400 a 500 solicitudes de todos los tamaños cada mes, de más de 30 estrategas digitales de toda la agencia. En ocasiones, también reciben solicitudes de diseño del lado de relaciones públicas para invitaciones y folletos.

«Tenemos alrededor de 20 clientes de Google y Basecamp estaba realmente fragmentado, por lo que no había forma de que pudiéramos ver todas las solicitudes de nuestros clientes de Google juntas en un solo lugar», dice Kyle.

Para agilizar este proceso, Kyle creó una aplicación de flujo de trabajo maestro para recopilar todas las solicitudes en un solo lugar para poder ver fácilmente de un vistazo todas las solicitudes, junto con los clientes y los estrategas que las envían.

Los gerentes de proyecto ahora pueden asignar sin esfuerzo al diseñador adecuado y realizar un seguimiento del progreso de la solicitud desde el pedido hasta la entrega.

Maximizar la productividad evitando el agotamiento

Kyle creó un sistema de puntos para estimar el esfuerzo general que se requiere para completar cada elemento de acción dentro de un proyecto. Ahora tiene ese sistema de puntos reflejado en un tablero para visualizar mejor la capacidad de los diseñadores que trabajan en sus cuentas y ofrece la misma visibilidad a otras partes de la agencia.

“Podemos hacer unos 270 puntos a la semana. Y así, cuando la gente pregunta si tenemos la capacidad de asumir algo, puedo ver sin tener que entrar en detalles si tenemos el ancho de banda o no para evitar quemar a nuestros diseñadores. También usamos estos datos para justificar cuándo necesitamos contratar más diseñadores ”, dice Kyle.

Kyle y Ryan también usan la función de carga de trabajo cuando las solicitudes llegan ad hoc y sus diseñadores están en capacidad de ver si alguno de sus equipos puede asumirlo en su lugar.

Automatización de tareas manuales y recurrentes

“Solíamos pasar mucho tiempo enviando mensajes al equipo de estrategia para decirles cuándo se había hecho algo. Y hacemos cientos de cosas a la semana, por lo que hubo mucho trabajo manual involucrado en simplemente informarles cuando se realizaron las tareas más pequeñas. Nos hizo sentir más secretarias y menos gerentes de proyectos ”, dice Kyle.

Ahora, al utilizar las automatizaciones en monday.com, pueden centrarse en el trabajo de gestión de proyectos que requiere su talento y experiencia.

Estimar costos con precisión

Antes de monday.com, los gerentes de proyecto “estimarían” la cantidad de tiempo que tomaría completar las diversas etapas de un proyecto y predecir el costo en consecuencia. Ahora, utilizando el seguimiento del tiempo directamente en un tablero de monday.com, pueden predecir con precisión y eficacia cuánto costará un proyecto.

“Estamos mejorando cada vez más en la estimación del tiempo y el costo de los proyectos porque podemos mirar hacia atrás en los datos de seguimiento del tiempo en proyectos similares hasta el nivel de subelemento y luego generar una estimación basada en esos datos”, dice Kyle.

Convertir las líneas de pedido estimadas en acciones

“Moví nuestras estimaciones a monday.com y comencé a enumerar cada paso como subelementos porque son como líneas de pedido de una factura, pero vienen con mucho más. También agregué una automatización que cuando se aprueba algo, crea automáticamente un elemento en el tablero de solicitud del diseñador para que los diseñadores sepan cómo comenzar. También ha sido muy útil para las conversaciones sobre varias líneas de pedido antes de ejecutarlas ”, dice Kyle.